1、口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流 . 人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面 . 然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种非凡的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉 . 他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint” . 其实WO们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已 . 多用一些简单明了的语句，用WO/WO们做主语，这样才能让WO们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化 .
2、语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的 . 在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是果断的，要求性的 . 这完全可以通过信函中的语气语调来表现 .
3、礼貌
WO们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的 . 而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度 . 假如本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会 .
非凡要注重，当双方观点不能统一时，WO们首先要理解并尊重对方的观点 . 假如对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注重要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言 .
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及” . 任何事情，一旦过了头，效果反而不好 . 礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚 . 所以最要害的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果 .
4、简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，轻易理解 . 用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词 . 一个单词可以表达，就不要用词组 . 多用短句，因为短句更轻易理解 . 少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词 . 在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词 . 比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等 . 因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义 .
5、回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时 . 因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供给商 . 假如您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机 .
6、标题
这一点是非凡针对写电子邮件的 . 也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的 . 假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除 . 比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业 .
7、精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确 . 这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程 .
8、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字 . 这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视 . 当然，假如您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam” .
商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情 .
商务函电的写作应把握7C原则，即：
完整
正确
清楚
简洁
具体
礼貌
体谅
完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等 .
正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，假如出错势必会造成不必要的麻烦 .
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清楚：所有的词句都应能够非常清楚明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可 . 用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方 .
简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思 .