事务函电的格式和写作要求

　事务书信是指涉及各种事务问题，联系商洽工作的信件 . 这种书信的格式和写作要求比较严格，要非凡慎重对待 .
1.事务书信的格式
事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他 . 另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注重事项、事由、备查、抄送说明 .
2.事务书信的写作要求
信头：
信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等 . 信头的设计要美观、简洁 .
如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面 . 正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可 .
日期：
事务书信的日期不可漏写 . 日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方 . 月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来 . 有两种写法：英式为19April，1995；美式April 19，1995 . 英式写法日在先，月在后，而美式则相反 . 如全部使用数字表示日期，轻易引起误解，应避免使用 .
收信人名称及地址：
信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样 . 通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处 .
收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改 .
敬语的用法及略写也有一定习惯 . 比如，Mr.
冠于男子姓氏前 . Messrs.是 英语 Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs. . 例如：Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd；Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs. Judd；Miss为未婚女子，其复数为Misses；Dr.冠于博士姓名前；Rev用于神职人员姓名前，可加定冠词the . 另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.
信内地址写法，英美格式差别较大 . 美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点 . 而英式写法则相反 . 如：
Mr. Clark Cooper
No.8，Queen Victoria Street
London，E.C.2
England
注：E.C.2指伦敦东区2 .
称谓：
事务书信中的称谓应是礼貌称呼 . 公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs . 公司行号等商业书信多用Dear sirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman和Dear Gentleman根本不用 . 当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir . 也可写上姓，如“Dear Sir Lewes：” .
正文：
正文就是信的内容、主体 . 正文在称谓下两行开始，顶端书写<不像中文信要空两格>；段落之间空双行 . 正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些 . 正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大 . 左边边缘垂直整洁，右边则尽可能整洁 .
结尾套语：
结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词 . 通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号 . 较常见的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，Faithfully yours . 假如收信人是个人，则可用：Yours sincerely，Sincerely yours .
签署：
签署就是签上发信人的姓名 . 因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定 . 签名最好用钢笔 . 署名必须难以模拟又要清楚易解 . 为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的 . 其签署格式和规则如下：
签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署 .
女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注或 .
当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样 .
其他事项：
其他事项包括：注重事项、事由、备查、附件、附言等 .
注重事项，这是发信人要求特定的人注重时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注重” . 通常放在信内“姓名及地址”下面，或与称谓同一行之右边 .
事由，其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注重 .
备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母 . 其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面 .
附件，在“发信人及打字员姓名首字”下面，应附注表明有几个附件，以方便收信人查点 . 如：Encl.：One check<指附有一张 支票 >；Encl，a/s

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分页标题#e#<指附件如信中所述，a/s即As stated> .
附言 . “附言”要用得合理，一般情况下不要用 . 如附言的主体与信文分开时，或信文写完后，又有新情况而又必须 通知 对方时，才能使用 . 它通常用P.S.开头，写在信的最后一行，附件下一行处 .