做业务不可以不总结！绝对不可以！你有没有总结成败的习惯？把他们写出来一方面联系你的商务书信协作能力，另一方面也可以让同行业的朋友们给你指点迷津。何乐而不为？
外贸公司的业务员一般是接了单后要找合适的工厂把单子落下去。如何找，找谁才是自己可以信得过有可以保障产品质量和出货的合作伙伴？找到了又如何协调生产出货？出了质量问题或者生产终止如何协调？出了质量问题或者出货延期给客户带来的损失又如何协调工厂配合补偿？
为了明确责任首先你要起草一份采购合同，合同上要尽量写明该订单的重要性与转折意义，使工厂极力配合。再者就是与该订单有关的人员及联系方式（如电话，传真，手机，MSN，E-MAIL等）要尽量传给供应商一份，包括外贸公司质检员，工厂生产负责人，工厂老总，工厂跟单，货代联系人及联系方式，外贸公司跟单员，如果自己是跟单就把自己的详细的联系方式给工厂与自己公司的质检员。再者就是生产与拖货的准备，把大致的开始与结束时间通知质检与工厂，最好相应的准备与补救措施。这些都是建立友好的合作之上。为了保险与正规一定要写明各自的义务与责权，省得出了事情找不着补救方。
再者就是与工厂联系（或者其他代理公司的联系记录）记录要仔细妥善保存，直到该单子的货得到客户的认可。否则千万别丢。邮件可以建立文档，传真可以用文件夹存档。MSN聊天记录可以用。PDF保存。尽量避免用电话通知关于重要信息的修改。
但是现在工厂的通讯条件有的不是太好，所以你要想方设法让信息有备可查。不然……
最后，如果工厂负责人记忆力不是太好的话就要求你要经常提醒催促工厂向你报告生产进度与发生的异常事件以便于你及时与客户沟通协调。你给工厂负责人协调的同时要尽量先从自己公司的质检员了解该工厂的生产状况。切记！