出口准备工作充分与否，直接关系到出口业务的成败。出口准备工作包括：
1、熟悉商品和了解市场
熟悉商品和了解市场是外贸业务员出口业务工作的起点。外贸业务员只有熟悉商品和了解国内外市场行情之后，才能确定贸易商品，才能在出口磋商中胸有成竹。
2、寻找国外客户和选择国内供货企业
外贸业务员熟悉商品和了解市场之后，借助国内外展销会、网络资源、第三方介绍、广告等有效方式寻找国外客户；另外，外贸业务员对众多国内供货企业进行筛选，最终选择若干信誉好、生产能力强又有合作意向的国内供货企业，为以后顺利开展出口业务提供稳定的货源保障。
二、磋商签约工作
磋商签约工作是外贸业务员的核心工作项目，包括询盘、发盘、还盘、接受和签约五个工作任务。其中，发盘、接受和签约是必不可少的工作环节。
1、询盘和发盘
在出口业务中，外贸业务员接到国外客户的询盘之后，向国内供应商询问商品价格、向相关部门了解各项出口费用，再进行出口报价核算；最后经过相关领导审批通过后，对外发盘。发盘是出口业务中最重要的环节之一，外贸业务员一定要重视这一环节的工作。
若交易对方是新客户，交易上皮是新产品，发盘之前要增加两个调查工作环节：一是调查国外客户资料，规避国外客户信用风险；二是调查国内外该商品贸易政策，解决本企业能否出口该产品问题。
2、还盘
在出口业务中，发盘之后，双方往往要进行多次还盘的来回操作。还盘是磋商谈判工作的关键阶段，是谈判双方求同存异、合作、谅解、让步的阶段，也是最困难、最紧张的阶段。
3、接受和出口签约
当双方就价格以及其他主要交易条件达成一致意见后，即为接受。接受之后，一般都最终签署书面出口合同。出口合同是约束买卖双方的法律文件，外贸业务员在签定出口合同时，一定要事先充分考虑履约时可能出现的各种情况，以免出口履约时处于被动局面。
三、出口履约工作
在出口履约阶段，外贸业务员主要负责组织、协调和领导外贸单证员和外贸跟单员开展各项履约工作。因此出口履约工作是最能体现团队精神的工作环节。出口履约主要包括以下工作：
1、催证、审证和改证
在信用证结算方式下，出口商收到信用证之后，要根据合同仔细审核信用证条款；若信用证中有与合同不一致、又无法办到的条款，应向进口商发修改函，要求其向开证行提出改证申请；在确认信用证条款无误后，开始备货生产工作。若接近合同规定的开证日期仍未收到信用证，外贸业务员应向进口商发催证函，催其早日办理申请开证手续。
在前T/T结算方式下，外贸业务员确认收到进口商汇来合同规定的电汇款之后，开始备货生产工作。在后T/T、D/P和D/A结算方式下，出口签约之后直接进入备货生产工作。
2、签定内贸合同和备货生产
为了控制合同风险，外贸业务员一般在确认信用证或收到预付款后，才与国内供货企业签定正式的合同；之前，一般只是与国内供货企业有一个购货的初步意向。
签定内贸合同之后，外贸业务员催促国内供货企业尽早落实生产计划并投入生产；在生产过程中，做好原材料采购、生产进度、产品包装和产品质量等各项跟踪工作，以保证国内供货企业能按出口合同要求保质保量按时出货。
3、货物出运
在货物出运阶段，外贸业务员要完成如下工作：
⑴托运
⑵报检
⑶报关
⑷装船
⑸投保
4、制单、审单和收汇
⑴ 制单与审单
外贸业务员指示外贸单证员根据信用证或合同的单据要求制作或办理相关单据，然后审核单据，使其达到单证一致或单约一致、单单一致。
⑵ 收汇
在信用证结算方式下，外贸业务员指示外贸单证员在信用证规定的交单期内向开证行指定的银行进行交单收汇；在D/P或D/A结算方式下，向托收行交单收汇；在前T/T结算方式下，向进口商直接寄单；在后T/T结算方式下，向进口商寄单后收汇。
四、出口善后工作
当外贸企业收到出口货款之后，要做好以下几项出口善后工作：
1、出口收汇核销
外贸业务员要指示外贸单证员在规定的时间内，催促货代公司尽快退回出口收汇核销、退税相关单据。收到单据后，向当地外管局提交出口收汇核销单、出口货物报关单出口收汇证明联、银行结汇水单或收账通知等办理出口收汇核销手续。外管局同意核销后，在出口收汇核销单出口退税联盖“已核销章”退外贸企业。
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2、出口退税
外管局同意核销后，外贸企业凭“两单两票”，即出口货物报关单出口退税专用联、出口货物核销单出口退税专用联、增值税专用发票和出口票，向主管退税业务的税务机关办理退税手续。
3、资料归档
业务结束后，把单证、信用证、合同等资料进行归档。
4、争议与索赔
外贸业务员需处理争议与索赔工作。