1，Quotation（报价单）：
价格条款（FOB、离岸港、汇率、币种等等）；
包装条款（叉车位、浴缸罩、人造木半包装、全木包装等，全英文包装）；
交货期（从下达订单或是收到定金后的多少天内交货）；
付款方式（TT或LC，币种，支付比例）；
使用的商标（客户的商标、工厂的商标、第三方商标、无商标）；
产品认证（CE、UL、CUL等等）；
2，PriceList（价格汇总表）：
对不同的客户分别制作价格汇总表，以便日后查询（按年份、汇率、产品系列、产品款号、相关配置等进行汇总）；
3，PO（Purchasing Order）：
客户下达采购订单，与订单相关的电子邮件及附件、传真件需要存档；下达订单后，由仓库相关人员算柜，看能否装得下，或者是有没有剩余空间，有的话可以补装其他款号的产品和配件备品配套产品等；
4，PI（Proforma Invoice）：
制作形式发票，为客户支付定金提供书面依据；
5，TT bank slip/note of the Deposit：
定金水单，安排本公司财务或进出口公司查帐，到帐后便可安排生产；
6，工厂PO（Factory Manufacturing Order）：
下达工厂生产加工订单，由生产部、开发部、质管部、供应部等部门对订单进行评审，确定订单的交期；客户下达订单有可能追加加急订单，随货走或单独走空运快递（需要确定货品明细、体积、重量、件数、UPS/DHL/FEDEX、TNT到付帐号（或第三方付款帐号）、直接从中山发货还是由中山通过顺丰快递转往香港后发空运快递）；
7，正式发票（Formal Commercial Invoice）：
由客户方面确认是否有误；
8，报检：外贸知识
将CI、PL（Packing List）发给有进出口权和海关商检备案登记（适应于带电器部件的产品出口）的进出口公司进行商检，商检资料中注意要多预留50件配件备品，以便后面有新的配件添加到柜子里.