如前讲所说，邮箱尾缀最好与公司网站同名，可以直接向百惠通购买，注意容量一定要够大，另外要考虑是否有其它业务员共用同一域名下邮箱，每个邮箱的容量最好同样够大。现在还有很多外贸业务员仍在使用21cn、yahoo之类的免费邮箱，给老外一看94极不正规的公司。当然实在要用免费邮，gmail应该是个不错的选择。
第二步：邮箱设置
1）签名的设置：顺序是姓名、职称、公司名、地址、电话、手机、传真、邮箱、网址、MSN（如果有的话，不过我已经N久没有用过这玩意儿了，超费时间，真正做生意的时候少，胡聊的时候多），如有能力，也可以把公司LOGO加入签名（或者请人帮着做一个）；
2）其它设置：发件保存、字体设置（最好为arial）、字号设置（小五号就够了，老外很少用大字体）、是否包含对方来邮（选“是”）；
3）页面选择：一定是素色，有的职员喜欢用花花绿绿的页面，其实特别招人反感。
第三步：如何写推销邮件
1）先设计一封通用格式的推销邮件，包含称呼、公司简介（少说my name is 的废话，垃圾邮件才这样开头）、产品简介，这时之前备好的电子catalogue就可以派上用途了，可以当附件使用；例如：
Dear Madam/Sir,
We know you are one of the leading enterprises in .... line（行业）, we are one of the biggest ... suppliers based in .....
We mainly deal with...., you might have interests in our .... Attached for your reference is our catalogue in PPT file which will give you a basic idea about our factory and our products.
Should you have any further inquiries and or requirements, just let me know without any hesitation.
Best regards.
Yours
（签名略）
2）如遇特别的客户，对其背景比较了解的，则可以针对对方有可能感兴趣的某些产品做特别的推介，必要的话可以附上一两个报价（不建议报价表到处发，最没诚意就是这种）。
第四步：如何回复询盘
1）字体选用arial，字号选择较小字号，对年长及位高权重者可用Mr. 或Mrs.起称，但大部分时间可直呼其名。如Dear Thomas；
2）尽量使用1), 2), 3)来叙述自己要表达的要点；如果对方问题较多，则建议回复的内容直接放在对方问题的下方，但必须用不同颜色字体标识，起头可以说：please refer to my replies in blue；或可用下划线标识重点。尽量不要用太浅或太黑的颜色。
3）如果要分段，尽量一个段落只表达一个意思，并最好由不超过三个以上的句子组成。要知道很多老外的英文书写也不是太好，对太长太复杂的句子理解有困难。尤其是一些非英语国家的客户，段与段之间至少且至多空一行；
4）在使用术语时，尽量延用对方的说法，即使是不太正确的说法。
5）在风格上尽量接近对方的写作风格，如果对方用短句，那你也用短句，对方用长句，你也可以用长句。谨记写邮件不是为了炫耀自己的文法，而是为了让客户看得懂；
6）很多新鲜人开始在邮件中使用网络语言或缩写，我从来不用。而且我一定会用dear开头，best regards.结尾，哪怕只有一句话三个单词。
7）如有附件，请在邮件中标明附件名称，附图片时，图片名称请改为与内容相关的名称，而不是单调的0001，0002等。最主要方便客户下载后查找。
真正有询盘可复，已经接近成功一半了，祝朋友们马到成功：）