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什么时间撤展最恰当

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什么时间撤展最恰当


参加展会撤展:撤得早不如撤得巧 !

  参展商朋友,请你回答一个问题:明天展览会就要结束了,你应该制订撤展计划了吗?

  如果你临时抱佛脚,恐怕就有点晚了,因为一个完整的撤展计划在你布展时就应该有了,最好是在参展前的一个月,它就要出现在你的公文包中。

  撤展计划要标明完成各项工作所花费的时间:包括托运箱进馆时间、拆装工人撤台时间、展品重新打包时间、展具返还时间以及全部展品离馆时间。如果你事先做过精心布置,撤展就会轻而易举,你也可以早日回家。

  一事不烦二主

  一般认为:撤展时间大致相当于布展时间的一半。这里谈到的撤展并不仅仅是说拆除展台,它还包括将你带来的所有展品重新打包和转运离馆的工作。

  经常看建材展的观众会发现,德国格屋集团的展台总是“千篇一律”,原来它的设计方案是由总部统一制作的,每个展台均由346件展具搭成。布展公司同时承担撤展业务,由于双方保持长期合作关系,服务商对格屋公司展台所使使用的展具性能了然于胸,撤展时自然驾轻就熟,这种运作方式保证了展具可以有效地重复利用 ,降低参展成本。

  “格屋”的经验对大公司来说,很有借签意义,找一家信誉好的服务商,把你一年参加展会的布展、撤展等服务工作交给它打理,不失为一种明智的选择。

  防窃ABC

  撤展是整个展览活动中最混乱的时刻,也是梁上君子喜欢光顾的时间段,如何做好防护工作呢?这里介绍几种方法,你不妨一试:

  A、“让列宁同志先走”:就是把最贵重的展品由自己的员工先带走,在开展前,可根据展品的贵重程度列出一张装箱顺序表;把不方便携带的贵重展品提前装箱。在撤展人员进入展台之前完成“坚壁清野”。

  B、“谢绝参观”:在闭展前半小时,把展位用透明胶带封闭起来,外面贴张安民告示:“本展台已关闭,谢谢您的惠顾,下次展会再见。

  封闭展台有全封闭与半封闭之说,如果你是一家小公司,参展人员有限,最好实施全封闭,可以集中精力做好撤展工作;但如果你是家像耐克那样的大公司,就可以采取只封闭产品展示区的运作方式,撤展与商务洽谈互不干扰;

  C、“明码标价式”:伟达公司在体博会撤展时,它的市场部经理发给服务商一份展品装箱单,上面清晰地注明大到运动器械小至乒乓球的装箱位置,托运箱一到展位,服务商按图操作,20分钟就将54平方米展区内的所有展品归位。当然,画装箱图会耽误你一点时间,涉及到小展品时可能要更烦琐,但至少能保证你的展品完璧归赵,也会提高撤展效率,受益的还是你。

  难缠的“大块头”

  大型展品的离馆确实是件麻烦事。撤展时,馆内几十家参展商的近百件展品竞相“夺门而出”,会造成门口“交通堵塞”,延长撤展时间,门外的运输车如果不熟悉展馆路径的话,也会误事。在进馆布展时,你最好就带着承运商熟悉一下展馆环境,根据自己展位的位置,制订出最佳撤展路线,与承运商敲定接货时间和准确地点。如果展品较多,需要借用馆内叉车外运,恐怕你就要多费些心思。尽管你可能已经提前向服务商预交了运输费用,但在撤展时,展商对叉车的需求会急增,粥少僧多,你预订的叉车能否按时赶到就是一个问题。合同并不能保证细节的准确执行,最好在布展时就与开叉车的师傅聊聊天,有时“灵活的技术处理”比守株待兔更管用。

  易碎展品的装箱最好由自己人来干。三星(天津)光电子有限公司的员工在撤展时,人手一份详细的产品安全包装说明书,他们刚刚参加完第七届中国国际照相机械影像器材与技术博览会。这份说明书上注明了各种展品在打包入箱前应使用的不同包装材料。比如:相机在入箱前应以防震材料加固;感光展品以防潮、避光材料包裹。三星员工只要按图操作,就可相安无事。如果你是一家小的参展企业,在撤展时需要服务商帮忙,事先最好与服务商签订一份协议,明确指明哪些展品“比较娇气”,提醒服务商在搬运时要特别小心,在合同中应注明违约责任和赔偿金额。

  各司其职  进退有序

  在组织撤展时,应根据实际工作需要合理分配员工,明确岗位职责。一般要安排一位员工负责展品装箱工作,他的主要任务是保证展品及时、准确地打包装箱兼顾展品安全;办理退展手续也要有专人打理,涉及租用展具的归还、相关费用的结清等手续问题,最重要的是要从组展商手中领到出门条,才能保证让本公司的展品离馆。因此,最好安排老手做这件事情。展品出馆后,要及时与承运商沟通,如果展品需要中途转运,最好安排一位身强体壮、责任心较强的员工全程负责监督。撤展时产生的一些垃圾,不要随处乱扔,码放整齐移交给相关服务人员处理,在我们获得商机的同时,也可为环保尽份心。

  人员组织好,撤展就会巧,中间环节衔接紧密,撤展就会顺顺利利。


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